Interfaz EHS

 

RESUMEN

La aplicación Mi Interfaz EHS es un software personalizado y elaborado "a medida" según los requerimientos del cliente.

OBJETIVO

El objetivo de Mi Interfaz EHS es la de actualizar una base de datos en la "nube" y según el contenido de las tablas en un archivo de formato Excel.

Esquema General

 

FUNCIÓN PRINCIPAL

La actualización se realiza en 3 sencillos pasos:

1. Importar
2. Actualizar
3. Verificar

Importar

Se importa un archivo XLSX conteniendo como mínimo 2 hojas: una hoja de nombre Base de Datos CEU's y la segunda de nombre CODIGOS DE CURSOS, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Base de Datos CDU's

Archivo Excel mostrando la estructura de Base de Datos CEU's

La estructura de la tabla en la hoja Base de Datos CEU's será la siguiente:

Action | Student ID Number | Student Name | OSHA-30 | ... | 62-SST | ...

Donde las columnas deben iniciar en A. Siendo columnas obligatorias las siguientes:

• A : Action
• B : Student ID Number
• C : Student Name
• D : Fecha de fin de curso por cada código de curso (Issue date)

Las columnas adicionales comienzan en la columna E e indican la fecha de fin de los demás cursos.

El contenido que deberá tener cada columna es el siguiente:

• Columna A (Action) : Si en una fila existe la palabra clave update ,entonces dicha fila se actualizará hacia la base de datos. De lo contrario, no será considerada para la actualización.
• Columna B (Student ID Number) : Contiene el ID del estudiante cuyos valores van desde 4T01000001 hasta 4T01999999.
• Columna C (Student Name) : Contiene el nombre completo del estudiante.
• Columna D (Fecha) : Contiene la fecha en la que el estudiante culminó cada curso y con formato MM/DD/YYYY
• Columna E en adelante (Fecha) : lo mismo que la columna D

CODIGOS DE CURSOS

Archivo Excel mostrando la estructura de CODIGOS DE CURSOS

La estructura de la tabla en la hoja CODIGOS DE CURSOS será la siguiente:

Action | ID Courses Number | Courses Name |  Horas | CDU's

Donde las columnas deben iniciar en A. Siendo columnas obligatorias las siguientes:

• A : Action
• B : ID Courses Number
• C : Courses Name
• D : Horas
• E : CDU's

El contenido que deberá tener cada columna es el siguiente:

• Columna A (Action) : Si en una fila existe la palabra clave update ,entonces dicha fila se actualizará hacia la base de datos. De lo contrario, no será considerada para la actualización.
• Columna B (ID Courses Number) : Contiene el código del curso y no deberá ser mayor a 10 caracteres.
• Columna C (Courses Name) : Contiene el nombre del curso y no deberá ser mayor a 100 caracteres.
• Columna D (Horas) : Contiene las horas de duración de cada curso.
• Columna E (CDU's) : Contiene los créditos de cada curso.

Para importar el archivo Excel se dará click en el icono indicado como "Importar nuevo archivo", según como se indica en el siguiente gráfico:

Antes de importar el archivo

 

Después de importar el archivo

Una vez que el archivo ha sido importado, editar el archivo Excel de acuerdo a las actualizaciones que se desen realizar.

Por ejemplo, se desea actualizar un nuevo registro (fila 5455) con los siguientes datos:

• Action (celda A5455) = update
• Student ID Number (celda B5455) = 4T01005447
• Student Name (celda C5455) = Pepito Perez
• OSHA-30 (celda D5455) = 03-03-2020

Ejemplo: Actualizar la fila 5455

Luego de editar el archivo guardar los cambios (no es necesario cerrar el archivo) y continuar con el segundo paso: Actualizar

Actualizar

Para actualizar, se dará click en el boton indicado con "2. Actualizar".

(a) Ejecutar el boton PLAY

(b) Confirmar la actualización

(c) Esperar que actualice

(d) Verificar que se complete

 

Una vez se haya completado la actualizacion, se deben verificar los resultados. Dar click en Aceptar y continuar con el tercer y último paso: Verificar.

Verificar

Cuando se complete la actualizacion, se debe verificar el resultado en 2 lugares:

1. En la aplicación
2. En la página web

En la aplicación

En la aplicación el resultado se visualiza en la sección "3. Verificar resultados", de acuerdo a la siguiente imagen:

Verificar resultado luego de la actualización

En este ejemplo, el resultado indica lo siguiente:

• Base de Datos CEU's --> Nombre de la hoja del archivo Excel BASE DE DATOS.xlsx
• 4T01005447: Pepito Perez --> Datos del estudiante (ID y Name)
• Course: OSHA-30; Issue date: 03-03-2020; Status: insertado --> Indica que el curso con codigo OSHA-30 ha sido insertado con fecha 03-03-2020 (DD-MM-YYYY)
• CODIGOS DE CURSOS --> Nombre de la hoja del archivo Excel. Si solo indica el nombre, no hay cursos nuevos ni actualziados.

En la página web

Ingresar al enlace http://www.ehsacademyllc.com/student-verification/

(a) Ingresar a la página web

Luego, escribir el ID y verificar los resultados

(b) Escribir ID

(c) Verificar

Historial de cambios

Por cada vez que se ejecute una actualización, se creará un archivo TXT de nombre Resultado_BASE_DE_DATOS_YYYYMMDD_HHMMSS.txt, donde:

• YYYY es el año
• MM es el mes
• DD es el día
• HH es la hora
• MM son los minutos
• SS son los segundos

El archivo se ubica según la ruta indicada en la sección "Directorio destino (opcional)" de la aplicación.

Ruta del directorio destino

El contenido del archivo TXT es similar al resultado que se muestra en en la aplicación. El objetivo es tener un historial de los cambios que se van realizando.

Resultados de la operación en archivo TXT

VIDEO

A continuación, un video en el que se explica el funcionamiento a través de un ejemplo práctico.

https://youtu.be/rFhU9xDWJ-s?rel=0

Mi Interfaz EHS: Actualizar base de datos.

FUNCIONES COMPLEMENTARIAS

Existen funciones adiconelas para una mejor performance de la aplicacion

• Ayuda
• Sonido ON/OFF
• Acerca de
• Activar licencia
• Verificar versión
• Salir

Ayuda

Para mostrrar la ayuda de la aplicacion. Se accede desde Ayuda -> Ayuda y luego se da click al enlace "Mi Interfaz EHS"

(a) Ir a ayuda

(b) Se muestra la ayuda con un enlace directo a la web de Mi Interfaz EHS

Sonido ON/OFF

Para activar y desactivar los sonidos propios de la aplicación. De manera predeterminada estan activados (ON). Se accede desde Ayuda -> Sonido On / Off

Sonidos encendidos (ON)

Sonidos apagados (OFF)

Acerca de

Para mostrar versión y descripción de la aplicación. Se accede desde Ayuda -> Acerca de

(a) Ir a "Acerca de"

(b) Se muestra información de la aplicación y datos de contacto

Activar Licencia

Para actualizar y activar una licencia. Se accede desde Ayuda --> Activar Licencia

(a) Ir a "Activar Licencia"

(b) Confirmar para abrir el programa que ayudará a actualizar y activar la licencia

Luego de confirmar haciendo click en "Sí" de la imagen (b), seguir los pasos para activar la licencia indicados en el siguiente enlace "Activador de licencia".

Verificar versión

Para revisar / verificar si el programa "Mi Interfaz EHS" tiene una nueva versión para descargar desde DigySoft. Se accede desde Ayuda --> Verificar versión.

(a) Ir a "Verificar versión"

(b) En caso no existan versión para actualizar, se mostrará el mensaje "La aplicación está actualizada"

(c) En caso sí exista una versión para actualizar, se mostrará el mensaje "Existe una actualización" con el detalle de la "Versión actual" y la "Nueva versión"

(d) En la pantalla principal, se mostrará un nuevo icono indicando que existe una actualización pendiente.

Para descargar la nueva versión, se tendrá que hacer click en el nuevo icono mostrado en la pantalla principal de la imagen (d). Con este enlace se accederá a la página de descargas de DigySoft.

Descargar "Mi Interfaz EHS" desde DigySoft

Salir

Para cerrar la apliación. Se accede desde Ayuda --> Salir. Tambien se puede cerra la aplicación dando click en la 'X' de la pantalla principal.

(a) Ir a "Salir"

(b) Confirmar dando click en "Sí"

LOG

Existe un archivo log el cual registrará eventos relevantes durante la operación